OGÓLNY PROGRAM CERTYFIKACJI

PWymagania dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemów zarządzania jakością

Ponieważ w wymaganiach systemów zarządzania brak jest zapisów dotyczących częstotliwości przeprowadzania auditów wewnętrznych oraz przeglądów wykonywanych przez kierownictwo, Q&R Polska sp z o.o. od organizacji wnioskujących o certyfikację wymaga przeprowadzenia co najmniej jednego pełnego auditu wewnętrznego w całym zakresie systemu zarządzania (lub kilku auditów wewnętrznych obejmujących swoim zakresem cały system zarządzania) oraz przeprowadzenia co najmniej jednego przeglądu systemu zarządzania. Q&R Polska sp z o.o. zaleca, aby pełne audity wewnętrzne oraz przeglądy systemu zarządzania organizacja przeprowadzała co najmniej raz do roku.

Wnioskowanie o certyfikację

Wypełniony wniosek o certyfikację systemu zarządzania Wnioskodawca przekazuje do Q&R Polska sp z o.o. Akceptowane jest składanie wniosków/ zapytań w innej formie, pod warunkiem, iż treść tych wniosków/zapytań zawiera dane określone we wniosku o certyfikację systemów zarządzania.

Wypełniony i przesłany wniosek o certyfikację systemu zarządzania jakością nie stanowi umowy o certyfikację i nie obliguje Wnioskodawcy do poddania się certyfikacji w Q&R Polska sp z o.o., a jest jedynie podstawą do opracowania oferty oraz umowy.

Na podstawie przesłanego Wniosku Q&R Polska sp z o.o.opracowuje ofertę certyfikacji systemu zarządzania jakością oraz umowę o certyfikację systemu zarządzania jakością wraz z programem certyfikacji i wysyła do Wnioskodawcy lub informuje pisemnie Wnioskodawcę o braku możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji.

Wydłużeniu czasu auditu może nastąpić w przypadku:

1. skomplikowanej logistyki, duża liczba (więcej niż 3) oddziałów lub/i zakładów,
2. system zarządzania jakością obejmuje skomplikowane procesy,
3. duża liczba przepisów prawnych odnoszących się do wyrobu/usługi,
4. procesy z zastosowaniem kombinacji: sprzętu, oprogramowania, technologii i usług.

Skrócenie czasu auditu następuje w przypadku kiedy:

1. dla QMS – Wnioskodawca nie jest odpowiedzialny za projektowanie 
   i/lub nie ma w zakresie innych elementów QMS,
2. u Wnioskodawcy występują proste proste, związane z jedną główną działalnością,
3. wysoki procent zatrudnionych pracowników wykonuje te same proste zadania,
4. udokumentowana jest dojrzałość systemu zarządzania (np. certyfikat innej jednostki akredytowanej).

Q&R Polska Sp. z o.o. sumuje czynniki i w oparciu o obliczenia skraca lub wydłuża czas auditu. Skrócenie auditu nie może przekroczyć 30% czasu zaplanowanego dla danego audtiu.

Wnioskodawca zgłasza zastrzeżenia do umowy lub oferty do Prezesa Q&R Polska Sp. z o.o., który podejmuje stosowne decyzje. W przypadku braku zastrzeżeń lub usunięciu zastrzeżeń i uzgodnieniu umowy osoba uprawniona Wnioskodawcy podpisuje umowę i przekazuje do Q&R Polska Sp. z o.o..

Powołanie zespołu auditującego

Wyznaczenie zespołu auditującego odbywa się zgodnie z procedurą Q&R_01.

Wnioskodawca może wnieść sprzeciw co do składu zespołu auditującego. Sprzeciw powinien zostać wniesiony w terminie 7 dni od daty otrzymania informacji o składzie zespołu auditującego wraz z uzasadnieniem.

Audit początkowej certyfikacji

Q&R Polska Sp. z o.o. przeprowadza audity początkowej certyfikacyji w dwóch etapach.

Pierwszy etap auditu początkowej certyfikacji Q&R Polska Sp. z o.o. przeprowadza w celu:

1. przeglądu udokumentowanych informacji systemu zarządzania klienta,
2. oceny specyficznych dla lokalizacji klienta warunków oraz przeprowadzenia rozmów z personelem klienta w celu określenia gotowości do drugiego etapu auditu, 
3. przeprowadzenia przeglądu statusu klienta i zrozumienia przez niego wymagań normy, zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji kluczowych wyników działania lub znaczących aspektów, procesów, celów i działania systemu zarządzania,
4. uzyskania niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania,
5. przeprowadzenia przeglądu przydziału zasobów do drugiego etapu auditu i uzgodnienia z klientem szczegółów drugiego etapu i uzgodnienia z klientem szczegółów drugiego etapu,
6. skoncentrowania się na zaplanowaniu drugiego etapu auditu poprzez osiągnięcie wystarczającego zrozumienia systemu zarządzania klienta i działalności w danej lokalizacji w kontekście normy dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego,
7. oceny, czy są planowane i realizowane auditu wewnętrzne i przeglądy zarządzania oraz czy poziom wdrożenia systemu zarządzania uzasadnia gotowość klienta do drugiego etapu auditu.

Q&R Polska Sp. z o.o., do osiągnięcia ustalonych powyżej celów, pierwszy etap auditu przeprowadza w obiektach Klienta, w tym celu wyznaczony auditor wiodący ustala z Klientem termin pierwszego etapu auditu auditu, następnie opracowuje plan auditu.

Bezpośrednio po pierwszym etapie auditu zespół auditujący komunikuje Klientowi wszystkie obszary, które mogłyby być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu auditu. Określając je jako uwagi.

Następnie auditor wiodący ustala z Klientem termin drugiego etapu auditu biorąc pod uwagę konieczność rozwiązania przez klienta kwestii zidentyfikowanych podczas pierwszego etapu auditu. 

Q&R Polska Sp. z o.o. dopuszcza możliwość wykonywania obydwu etapów auditu certyfikującego bezpośrednio po sobie wyłącznie w przypadku firm zatrudniających do 10 osób.

BDrugi etap auditu przeprowadzany w celu oceny wdrożenia, w tym skuteczności, systemu zarządzania klienta. Drugi etap auditu odbywa się w lokalizacji (lokalizacjach) Klienta. Obejmuje on:

a) informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymaganiami standardów,

b) monitorowanie, pomiary, raportowanie i przeglądanie osiągnięć w odniesieniu do kluczowych celów i zadań,

c) zdolności systemu zarządzania Klienta i sposobu jego działania odnośnie do spełnienia mających zastosowanie wymagań przepisów prawnych, regulacyjnych i umów,

d) ocenę nadzoru operacyjnego klienta nad procesami,

e) ocenę auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania,

f) odpowiedzialność kierownictwa za politykę klienta.

Auditor wiodący opracowuje Plan auditu.

Klient może wnieść zastrzeżenia do planu auditu. W takim przypadku kontaktuje się z auditorem wiodącym w celu dokonania zmian.

Drobne zmiany lub uwagi do planu auditu mogą być wprowadzane podczas spotkania otwierającego audit.

Audit rozpoczyna się od spotkania otwierającego z kierownictwem Klienta oraz, jeżeli to właściwe, z osobami odpowiedzialnymi za audytowane funkcje lub procesy.

Klient zobowiązany jest zapewnić przewodników w celu towarzyszenia zespołowi auditującemu.

Do obowiązków przewodników należą:

• ustalanie wizyt w poszczególnych obszarach lub częściach organizacji na podstawie planu auditu oraz ustaleń z auditorem,
• zapewnienie zapoznania członków zespołu auditującego z procedurami bezpieczeństwa 
  i ochrony na danym terenie oraz ich przestrzegania,
• pełnienie roli świadka w imieniu Klienta,
• dostarczanie wyjaśnień lub pomoc w zbieraniu informacji.

Niezgodności z auditu są stopniowane i dokumentowane.

Auditor wiodący klasyfikuje niezgodności na:

• niezgodność duża  – niespełnienie co najmniej jednego wymagania normy odniesienia lub napotkanie sytuacji budzącej poważne wątpliwości co do zdolności systemu zarządzania klienta do osiągnięcia jego zamierzonych wyników. W przypadku dużych niezgodności Klient informuje w ciągu 14 dni auditora wiodącego o planie korekcji i działań korygujących do stwierdzonych niezgodności a w ciągu 60 dni, przesyła dowody na usunięcie niezgodności w celu oceny skuteczności podjętych działań. Auditor wiodący ocenia dostarczone materiały i podejmuje decyzję.
• niezgodność mała  – niespełnienie wymagania kryterium oceny innego niż norma odniesienia. W przypadku małych niezgodności Klient informuje w ciągu 14 dni auditora wiodącego o planie korekcji i działań korygujących do stwierdzonych niezgodności.
  

Q&R Polska Sp. z o.o. nie wydaje certyfikatu, do chwili przeprowadzenia przeglądu, akceptacji i zweryfikowania skuteczności korekcji i działań korygujących w odniesieniu do wszystkich dużych niezgodności oraz przeprowadzenia przeglądu, akceptacji planu korekcji i działań korygujących w odniesieniu do wszystkich małych niezgodności.

Raport z auditu opracowywany jest w ciągu 60 dni od ostatniego dnia auditu, zgodnie z procedurą Q&R_01 analogicznie dla auditów nadzoró i auditów ponownej recertyfikacji.

Decyzja o certyfikacji

Q&R Polska Sp. z o.o. nie wydaje certyfikatu, do chwili przeprowadzenia przeglądu, akceptacji i zweryfikowania skuteczności korekcji i działań korygujących w odniesieniu do wszystkich dużych niezgodności oraz przeprowadzenia przeglądu, akceptacji planu korekcji i działań korygujących w odniesieniu do wszystkich małych niezgodności.

W przypadku decyzji odmownej Klient otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem.

Certyfikat ważny jest przez 3 lata od daty podjęcia decyzji.

Przekazanie certyfikatu następuje w terminie uzgodnionym z organizacją po uiszczeniu wymaganych przez Q&R Polska Sp. z o.o. i określonych w umowie opłat.

nadzór

W trakcie nadzoru nad systemem zarządzania jakością Q&R Polska Sp. z o.o. przeprowadza dwa audity w nadzorze w rocznych odstępach. Data pierwszego auditu w nadzorze po certyfikacji nie powinna być późniejsza niż 12 miesięcy od daty drugiego etapu auditu początkowej certyfikacji .

Audity nadzoru są planowane do przeprowadzenia w konkretnym miesiącu kalendarzowym wyznaczonym przez Q&R Polska Sp. z o.o.

Q&R Polska Sp. z o.o. może podjąć decyzję o przesunięciu drugiego auditu nadzoru na wniosek Certyfikowanej organizacji; przesunięcie wynosi ± 2 miesiące. (z wyjątkiem pierwszego nadzoru po certyfikacji, powyżej 12 miesięcy).

Audity nadzoru są audytami na miejscu, ale niekoniecznie są audytami całego systemu, swoim zakresem obejmują:

1. audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania,
2. przegląd działań podjętych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanych podczas poprzedniego auditu,
3. postępowanie ze skargami/reklamacjami,
4. skuteczność systemu zarządzania pod względem osiągania celów,
5. rozwój planowanych działań mających na celu ciągłe doskonalenie,
6. ciągły nadzór operacyjny,
7. przegląd wszelkich zmian,
8. stosowanie znaków i wszelkiego powoływania się na certyfikację.

Klient jest zobowiązany do informowania Q&R Polska Sp. z o.o. o wszystkich ważnych zmianach w jej systemie zarządzania i strukturze organizacyjnej np. o zmianach dotyczących:

1. statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego,
2. struktury organizacyjnej i zarządzania (np. kluczowego personelu zarządzającego, personelu podejmującego decyzje lub technicznego,
3. adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności,
4. zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania,
5. głównych zmian w systemie zarządzania i procesach. 

Klient zobowiązany jest do usunięcia w terminie 60 dni od daty auditu niezgodności dużych stwierdzonych podczas auditów nadzoru, pod rygorem zawieszenia certyfikatu.

PONOWNA CERTYFIKACJA

Ponowna certyfikacja następuje po podpisaniu umowy i przeprowadzeniu auditu ponownej certyfikacji oraz podjęciu przez Q&R Polska Sp. z o.o. decyzji o ponownej certyfikacji. 

Audit ponownej certyfikacji obejmuje audit na miejscu i jest ukierunkowany na:

1. skuteczność systemu zarządzania jako całości w świetle zmian wewnętrznych i zewnętrznych oraz jego stałą odpowiedniość i przydatność do zakresu certyfikacji,
2. wykazanie zaangażowania w utrzymywaniu skuteczności oraz doskonaleniu systemu zarzadzania w celu poprawy ogólnego sposobu działania,
3. skuteczność systemu zarzadzania pod względem osiągnięcia celów przez certyfikowanego klienta i zamierzonych wyników odpowiedniego systemu zarzadzania.

 
Audit ponownej certyfikacji powinien się odbyć w okresie ważności certyfikatu. Q&R Polska Sp. z o.o. przewiduje możliwość przesunięcia terminu auditu ponownej certyfikacji, z uwzględnieniem działań korygujących i korekcji, do 6 miesięcy od daty wygaśnięcia certyfikacji.