Q&R Polska Sp. z o.o. jest jednostką bezstronną, w tym także w odniesieniu do relacji finansowych Klient – Q&R Polska Sp. z o.o.
Q&R Polska Sp. z o.o. podejmuje decyzje na podstawie uzyskanych obiektywnych dowodów zgodności (lub niezgodności) oraz braku wpływu innych interesów lub innych stron na jej decyzje.
Q&R Polska Sp. z o.o. zatrudnia niezbędną liczbę personelu, który gwarantuje rozdzielenie decyzji dotyczących certyfikacji od auditowania.
Prezes Q&R Polska Sp. z o.o. zapewnia, że cały personel wewnętrzny i zewnętrzny jest świadomy konieczności przestrzegania zasad bezstronności.
Q&R Polska Sp. z o.o. bezpośrednio ani pośrednio nie oferuje i nie dostarcza usług:
- konsultacyjnych w zakresie uzyskiwania lub utrzymania certyfikacji,
- w zakresie projektowania, wdrażania i utrzymywania systemów zarzadzania.
Q&R Polska Sp. z o.o. może podejmować się następujących zadań:
- spotkań informacyjnych,
- organizowania szkoleń lub udziału w charakterze wykładowców
w szkoleniach, z tym, że jeśli dotyczą one systemów zarządzania lub auditowania, Q&R Polska Sp. z o.o. ogranicza się do przekazywania łatwo dostępnych publicznie ogólnych informacji, - publikowania na życzenie informacji dotyczących interpretacji przez Q&R Polska Sp. z o.o. wymagań standardów certyfikacyjnych,
- dostarczenia wartości dodanej podczas oceny i w trakcie nadzoru, np.: przez identyfikowanie szans na doskonalenie, jeśli są one ewidentne, bez zalecania konkretnych rozwiązań.
Q&R Polska Sp. z o.o. analizuje i dokumentuje stopień ryzyka związany z zagrożeniami, w celu ich całkowitego wyeliminowania lub sprowadzenia związanego z nim ryzyka do minimum poprzez dokumentowanie wszystkie nieformalnych i formalnych powiązań pomiędzy:
- Q&R Polska Sp. z o.o., a innymi firmami,
- pracownikami (włączając Prezesa Q&R Polska Sp. z o.o.) Q&R Polska Sp. z o.o., a innymi firmami i członkami zespołu auditującego oraz podmiotami certyfikowanymi,
- członkami zespołu auditującego a firmami, w których są zatrudnieni oraz podmiotami certyfikowanymi,
- pozostałymi, które mogą mieć wpływ na bezstronność procesu oceny
i certyfikacji.
Powiązania pomiędzy podmiotami certyfikowanymi i zespołem auditującym są badane przed każdym auditem.
Prezes Q&R Polska Sp. z o.o.odpowiada za dokumentowanie powiązań. Prezes Q&R Polska Sp. z o.o. na bieżąco dokonuje analizy powiązań . Zadaniem tego dokumentu jest ustalenie ewentualnych konfliktów interesów związanych ze świadczeniem usług certyfikacyjnych oraz zidentyfikowania działań lub/i personelu, które mogłyby (jeżeli nie będą należycie nadzorowane) wpływać na poufność, obiektywność i bezstronność.
Na podstawie posiadanych informacji Q&R Polska Sp. z o.o. dąży do zminimalizowania i wykluczenia wszelkich możliwych do zidentyfikowania oraz domniemanych zagrożeń bezstronności.
Prezes Polska Sp. z o.o. odpowiada za analizę zagrożeń związanych z :
- interes własny Q&R Polska Sp. z o.o., Q&R Polska Sp. z o.o.działa zgodnie z ustalonymi procedurami dbając o swój wizerunek wśród swoich klientów jak również w szeroko rozumianym otoczeniu stron związanych,
- samooceną – zagrożenie wynikające z samooceny w Q&R Polska Sp. z o.o. nie występuje, ponieważ Q&R Polska Sp. z o.o. nie konsultuje systemów zarządzania,
- familiarnością – „zaprzyjaźnianie się z klientem”, nadzorowane jest na podstawie dokładności (szczegółowości) zapisów z auditów,
- obawą – zagrożenie wynikające z tego, że osoba (np. członek zespołu auditującego) lub Q&R Polska Sp. z o.o. mogą zostać zastąpione (członek zespołu auditującego lub Q&R Polska Sp. z o.o. przez inną jednostkę certyfikującą) lub zaskarżone do osoby (np: członek zespołu auditującego do Prezesa Q&R Polska Sp. z o.o.) lub jednostki nadrzędnej (np. Q&R Polska Sp. z o.o. do PCA), przeciwdziałanie temu zagrożeniu polega na szkoleniach personelu oraz działaniu zgodnie z ustanowionymi procedurami.
W związku z zapewnieniem bezstronności Q&R Polska Sp. z o.o.analizuje wszystkie informacje, a w tym reklamacje, odwołania i sprawy sporne zgłaszane przez klientów lub inne strony, zarówno dotyczące certyfikacji, jak też wszelkich innych związanych z certyfikacją zagadnień.
