Szanowni Państwo,

W związku z dynamicznym rozwojem sytuacji epidemiologicznej i podejmowanymi przez każdą organizację działaniami proponujmy zapoznać się z dokumentem IAF ID 3:2011, dostępny na stronie: https://www.iaf.nu/articles/Informative_Documents_/32

CERTYFIKACJA SYSTEMU NALEŻYTEJ STARANNOSCI (SNS) W CAŁYM ŁAŃCUCHU DOSTAW BIOMASY STAŁEJ NA CELE ENERGETYCZNE NA ZGODNOŚĆ ZE STANDARDEM

SWP-SNS:2015

System Weryfikacji Pochodzenia Biomas Leśnej i Agro w ramach
Krajowego Spisu Uwierzytelnionej Biomasy
www.ksub.pl

Krajowy Spis Uwierzytelnionej Biomasy – www.ksub.pl stanowi transparentne narzędzie do monitorowania i weryfikacji pochodzenia biomasy stałej na cele produkcji energii elektrycznej lub energii elektrycznej i ciepła, które służy zarówno podmiotom uczestniczącym w cyklu życia biomasy, a przede wszystkim organom nadzoru i regulacji.
W ramach systemu certyfikacji został opracowany jednolity standard do certyfikacji systemu opartego na zasadach należytej staranności (SNS), który określa metodologię systemu weryfikacji pochodzenia dla biomasy leśnej i AGRO. Standard SWP-SNS:2015 System Weryfikacji Pochodzenia biomasy leśnej i AGRO i stanowi kryterium stosowane przez autoryzowane jednostki certyfikujące w procesach certyfikacji.
Standard ten został stworzony przez Administratora Systemu Certyfikacji – BIOCONTROL Sp. z o.o. i opiniowany w powołanym w tym celu Komitecie Technicznym składającym się z przedstawicieli środowiska naukowego, URE, ministerstwa energii, jednostek certyfikujących, wytwórców energii elektrycznej, dostawców i producentów biomasy na cele energetyczne.

Krajowy Spis Uwierzytelnionej Biomasy (www.ksub.pl), to portal na którym znajdują się m.in.:
1) Baza podmiotów posiadających certyfikat poświadczający spełnienie wymagań dla biomasy na cele energetyczne wg uznanych standardów;
2) Rejestr podmiotów, które dokonały uwierzytelnienia miejsc pochodzenia biomasy na cele energetyczne;
3) Wykaz autoryzowanych jednostek certyfikujących;
4) Wykaz podmiotów dokonujących weryfikację (uwierzytelnienie) miejsc pochodzenia;
5) Opis dostępnych modeli uwierzytelniania pochodzenia biomasy na cele energetyczne.

JAKA JEST PODSTAWA PRAWNA SYSTEMU SNS?
Zgodnie z zaleceniami Prezesa URE wyrażonymi w piśmie Informacja (nr 13 /2013) w sprawie kwalifikacji drewna oraz materiału drzewnego, w kontekście regulacji dotyczących systemu wsparcia OZE, w którym to rekomenduje się przedsiębiorcom stworzenie systemu należytej staranności (kontroli dostaw biomasy), który wykorzystuje narzędzia przewidziane dla systemu SNS opisanego w przepisach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 995/2010 z dnia 20.10.2010 r. ustanawiającego obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (Dz. U. UE. Seria L, Nr 295, s. 23).
System SNS obejmuje trzy elementy:
– dostęp do informacji;
– ocenę ryzyka źródeł pochodzenia biomasy;
– minimalizacja/ ograniczanie stwierdzonego ryzyka.
System należytej staranności (SNS) powinien zapewniać przede wszystkim dostęp do informacji o źródłach pochodzenia biomasy
oraz o podmiotach będących uczestnikami łańcucha dostaw biomasy na cele energetyczne, w tym do stosownych informacji dotyczących np. zgodności mającym zastosowanie ustawodawstwem kraju pozyskania, gatunku oraz jakości surowca drzewnego.
Na podstawie tych informacji przedsiębiorcy winni przeprowadzać ocenę ryzyka, a w przypadku jego stwierdzenia winni je w sposób proporcjonalny ograniczać. Ma to na celu zapobieżenie wykorzystywaniu do produkcji energii paliwa, określanego w definicji biomasy podanej w Ustawie o OZE z dnia 20.04.2015 r. (Dz. U. z 2015, poz. 478 wraz z późniejszymi zmianami).
Procedury takiego systemu, powinny dodatkowo zostać zweryfikowane i ocenione przez niezależną stronę trzecią, posiadającą odpowiednie kompetencje i uprawnienia do prowadzenia procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności (SNS) oraz posiadającą wiedzę i doświadczenie w klasyfikacji drewna.

KTO MOŻE UBIEGAĆ SIĘ O CERTYFIKAT?
Podmiotami objętymi systemem SNS są wszystkie podmioty będące uczestnikiem łańcucha dostaw biomasy i są to zarówno przedsiębiorstwa energetyczne wytwarzające energię elektryczną z OZE (użytkownik końcowy), dostawcy do użytkownika końcowego, jak i producenci biomasy na cele energetyczne.
DLACZEGO SYSTEM SNS?
Właścicielem i Administratorem Systemu Certyfikacji jest BIOCONTROL Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni. System może być stosowany na całym świecie i swoim zakresem obejmuje wszystkie rodzaje biomasy pochodzące z leśnictwa i rolnictwa, przetwórstwa rolno-spożywczego oraz przemysłu tartacznego, które wykorzystywane są na cele energetyczne.
Certyfikacja biomasy stałej na cele energetyczne jest jednym z modeli uwierzytelniania pochodzenia biomasy przeznaczanej do produkcji energii elektrycznej z OZE. Wymóg uwierzytelniania pochodzenia spalanej biomasy stosowany jest przez energetykę zawodową w ramach korzystania z systemu wsparcia dla wytwarzania zielonej energii.
Zweryfikuj pochodzenie biomasy wykorzystywanej na cele energetyczne i stań się bardziej wiarygodnym dostawcą na rynku.
Jeśli dostarczasz biomasę na cele energetyczne lub wytwarzasz energię elektryczną z biomasy i chcesz zapewnić, że biomasa pochodzi ze zrównoważonego, wiarygodnego i pewnego źródła – uzyskanie certyfikatu SNS pozwoli spełnić Ci wymagania ustawodastwa krajowego oraz wytycznych Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki w tym zakresie. System certyfikacji SNS dla zrównowazonej biomasy stałej wg standard SWP-SNS:2015 weryfikuje źródła pochodzenie biomasy wykorzystywanej do wytworzenia energii elektrycznej w całym łańcuchu dostaw. Certyfikacja pomoże Ci zainteresować i przyciągnąć nowych partnerów biznesowych, zminimalizować ryzyko oraz zwiększyć atrakcyjność rynkową Twojej firmy. Sprawimy, że uzyskanie przez Ciebie certyfikatu będzie proste.

JAKIE SĄ WYMAGANIA SYSTEMU SNS?
Firmy ubiegające się certyfikat SNS muszą zapewnić, że:
• Biomasa nie pochodzi z drewna pełnowartościowego
• Biomasa nie zawiera zanieczyszczeń chemicznych, ciał obcych
i nie została zanieczyszczona w celu zwiększenia jej wartości opałowej oraz nie zawiera substancji niewystępujących naturalnie w danym rodzaju biomasy (ocena wizualna) w celu zwiększenia jej wartości opałowe
• Biomasa AGRO nie stanowi zbóż pełnowartościowych tj. ziarna zbóż spełniające wymagania jakościowe, dla zbóż w zakupie interwencyjnym, określone w art. 7 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1272/2009, które podlegają zakupowi interwencyjnemu
• potwierdzenie, że dostarczana biomasa może zostać uznana za biomasę na cele energetyczne i może być wykorzystywana, jako paliwo w procesie produkcji energii elektrycznej i ciepła z OZE
• Każde źródło biomasy ulega pełnej ocenie ryzyka
• Stosowane są odpowiednie narzędzia do minimalizacji stwierdzonyego ryzyka
• Zachowana jest transparentność w zakresie pochodzenia biomasy dla całego łańcucha dostaw;
• W celu weryfikacji każdej partii biomasy stosuje się system bilansu masy.

Przeprowadzamy proces certyfikacji tak sprawnie i szybko, jak to tylko możliwe. Nasze audyty prowadzone są przez audytorów z wieloletnim doświadczeniem w certyfikacji związanej z biomasą. Posiadamy mozliwość certyfikacji zarówno w Polsce, jak i za granicą.
JAKIE JEST NASZE DOŚWIADCZENIE W CERTYFIKACJI BIOMASY?
Nasza jednostka certyfikująca uzyskała od Administratora Systemu Certyfikacji (www.ksub.pl) dla zrównoważonej biomasy na cele energetyczne autoryzację  do prowadzenia procesów certyfikacji systemów opartych na zasadach należytej staranności (SNS) dla biomasy stałej na cele energetyczne wg standardu SWP-SNS:2015 System Weryfikacji Pochodzenia biomasy leśnej i AGRO.
Link do decyzji autoryzacyjnej
Informacje o autoryzowanych jednostkach certyfikujących oraz podmiotów które uzyskały certyfikat SNS znajdują się na stronie Krajowego Spisu Uwierzytelnionej Biomasy – www.ksub.pl.

Dołożymy wszelkich starań aby uzyskanie certyfikatu SNS było tak szybkie i proste jak to tyko możliwe i pozwoliło uniknąć niepotrzebnych kosztów. Będziemy współpracować z Wami na każdym etapie procesu certyfikacji.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz uzyskać certyfikat SNS na zgodność ze standardem SWP-SNS:2015 .

• Q&R_001 Zakład Produkcyjno-Handlowo-Usługowy GWINTMAR Stanisław Marut, Sokołów Małopolski
• Q&R_481 Mirosława Duńczyk Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej „AURA”, Szczytno
• Q&R_491 Mart, Zagrody
• Q&R_641_A Seeemeee Sp. z o.o., Katowice
• Q&R_681 EDUSFERIS Adam Kraus, Tarnowskie Góry
• Q&R_752 BMB SANTECH Sp. z o.o. Sp.k., Gdańsk
• Q&R_801 FUNDACJA SILVER ECONOMY, Nowy Sącz
• Q&R_814 KAMPOL Janusz Kamiński,  Tarnowskie Góry
• Q&R_828 Rekruteo.com Sp. z o.o., Elbląg
• Q&R_829 Ośrodek Szkolenia Kierowców Dariusz Bielik, Rychwał
• Q&R_853 PROFCHEMI MACIEJ GINALSKI, Kalisz
• Q&R_861 Akademia Szkoleniowa Natalia Folwaczny, Gliwice
• Q&R_863 GLOBAL ACIVITY Sp. z o.o., Bytom
• Q&R_879 BUSINESS CENTER 1 Sp. z o.o., Katowice
• Q&R_894 PTA STUDIO Sp. z o.o., Łódź
• Q&R_897 Polska Szkoła Florystyczna Sp. z o.o., Poznań
• Q&R_898 Polska Szkoła Florystyczna Małgorzata Bukalska, Poznań
• Q&R_942 Anatomia Alicja Gęsikowska, Katowice

Prezes Q&R Polska Sp. z o.o.
dr inż. Patrycjusz Stoma
Absolwent Wydziału Mechanicznego Politechniki Lubelskiej i studiów doktoranckich w Kolegium Zarządzania i Finansów Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.

Dyrektor Certyfikacji:
mgr Anna Ulińska
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UMCS oraz studiów podyplomowych w zakresie „Bezpieczeństwo i Higiena Pracy” (Wyższa Szkoła Ekonomii i Innowacji)

Kierownik Biura Certyfikacji :
mgr Karolina Gawęda
Absolwentka Wydziału Socjologii i Filozofii UMCS oraz studiów podyplpmowych Uniwerytetu Medycznego w Lublinie – „Promocja i pofilaktyka zdrowotna, epidemiologia i higiena”.

Specjalista d/s Certyfikacji :
mgr Urszula Wujda
Absolwentka Wydziału Ekonomicznego UMCS – „Finanse i rachunkowość”.

ostatnia aktualizacja strony UW/16/03/2023

Poniżej przestawiamy Państwu zasady przeprowadzania przez Q&R Polska Sp. z o.o.procesu certyfikacji systemu QMS ( PN-EN ISO 9001:2015-10 ).

Prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny z prośbą o przesłanie Państwu wniosku o certyfikację.

e-mail: biuro@qrpolska.pl
tel. +48 81 740-85-11

Bezstronność

Q&R Polska Sp. z o.o. jest jednostką bezstronną, w tym także w odniesieniu do relacji finansowych Klient – Q&R Polska Sp. z o.o..

Q&R Polska Sp. z o.o. podejmuje decyzje na podstawie uzyskanych obiektywnych dowodów zgodności (lub niezgodności) oraz braku wpływu innych interesów lub innych stron na jej decyzje.

Q&R Polska Sp. z o.o. zatrudnia niezbędną liczbę personelu, który gwarantuje rozdzielenie decyzji dotyczących certyfikacji od auditowania.

Prezes Q&R Polska Sp. z o.o. zapewnia, że cały personel wewnętrzny i zewnętrzny jest świadomy konieczności przestrzegania zasad bezstronności.

Q&R Polska Sp. z o.o. bezpośrednio ani pośrednio nie oferuje i nie dostarcza usług:

• konsultacyjnych w zakresie uzyskiwania lub utrzymania certyfikacji,
• w zakresie projektowania, wdrażania i utrzymywania systemów zarzadzania.

Q&R Polska Sp. z o.o. może podejmować się następujących zadań:

• spotkań informacyjnych,
• organizowania szkoleń lub udziału w charakterze wykładowców
  w szkoleniach, z tym, że jeśli dotyczą one systemów zarządzania lub auditowania, Q&R Polska Sp. z o.o. ogranicza się do przekazywania łatwo dostępnych publicznie ogólnych informacji,
• publikowania na życzenie informacji dotyczących interpretacji przez Q&R Polska Sp. z o.o. wymagań standardów certyfikacyjnych,
• dostarczenia wartości dodanej podczas oceny i w trakcie nadzoru, np.: przez identyfikowanie szans na doskonalenie, jeśli są one ewidentne, bez zalecania konkretnych rozwiązań.

Q&R Polska Sp. z o.o. analizuje i dokumentuje stopień ryzyka związany z zagrożeniami, w celu ich całkowitego wyeliminowania lub sprowadzenia związanego z nim ryzyka do minimum poprzez dokumentowanie wszystkie nieformalnych i formalnych powiązań pomiędzy:

• Q&R Polska Sp. z o.o., a innymi firmami,
• pracownikami (włączając Prezesa Q&R Polska Sp. z o.o.) Q&R Polska Sp. z o.o., a innymi firmami i członkami zespołu auditującego oraz podmiotami certyfikowanymi,
• członkami zespołu auditującego a firmami, w których są zatrudnieni oraz podmiotami certyfikowanymi,
• pozostałymi, które mogą mieć wpływ na bezstronność procesu oceny
  i certyfikacji.

Powiązania pomiędzy podmiotami certyfikowanymi i zespołem auditującym są badane przed każdym auditem.

Prezes Q&R Polska Sp. z o.o.odpowiada za dokumentowanie powiązań. Prezes Q&R Polska Sp. z o.o. na bieżąco dokonuje analizy powiązań . Zadaniem tego dokumentu jest ustalenie ewentualnych konfliktów interesów związanych ze świadczeniem usług certyfikacyjnych oraz zidentyfikowania działań lub/i personelu, które mogłyby (jeżeli nie będą należycie nadzorowane) wpływać na poufność, obiektywność i bezstronność.

Na podstawie posiadanych informacji Q&R Polska Sp. z o.o. dąży do zminimalizowania i wykluczenia wszelkich możliwych do zidentyfikowania oraz domniemanych zagrożeń bezstronności.

Prezes Polska Sp. z o.o. odpowiada za analizę zagrożeń związanych z :

• interes własny Q&R Polska Sp. z o.o., Q&R Polska Sp. z o.o.działa zgodnie z ustalonymi procedurami dbając o swój wizerunek wśród swoich klientów jak również w szeroko rozumianym otoczeniu stron związanych,
• samooceną – zagrożenie wynikające z samooceny w Q&R Polska Sp. z o.o. nie występuje, ponieważ Q&R Polska Sp. z o.o. nie konsultuje systemów zarządzania, pozostałe ewentualne powiązania wykazywane są w F_19_Q&R_KZ Macierzy powiązań,
• familiarnością – „zaprzyjaźnianie się z klientem”, nadzorowane jest na podstawie dokładności (szczegółowości) zapisów z auditów,
• obawą – zagrożenie wynikające z tego, że osoba (np. członek zespołu auditującego) lub Q&R Polska Sp. z o.o. mogą zostać zastąpione (członek zespołu auditującego lub Q&R Polska Sp. z o.o. przez inną jednostkę certyfikującą) lub zaskarżone do osoby (np: członek zespołu auditującego do Prezesa Q&R Polska Sp. z o.o.) lub jednostki nadrzędnej (np. Q&R Polska Sp. z o.o. do PCA), przeciwdziałanie temu zagrożeniu polega na szkoleniach personelu oraz działaniu zgodnie z ustanowionymi procedurami.

W związku z zapewnieniem bezstronności Q&R Polska Sp. z o.o.analizuje wszystkie informacje, a w tym reklamacje, odwołania i sprawy sporne zgłaszane przez klientów lub inne strony, zarówno dotyczące certyfikacji, jak też wszelkich innych związanych z certyfikacją zagadnień.

POLITYKA Q&R

Q&R Polska Sp. z o.o. prowadzi system certyfikacji w sposób spójny z międzynarodowymi wymaganiami bezstronnie i wiarygodnie.

Q&R Polska Sp. z o.o. ogranicza swoje wymagania, ocenę i decyzję do zagadnień związanych z zakresem certyfikacji.

Q&R Polska Sp. z o.o. swoje usługi w zakresie certyfikacji

kieruje głównie do organizacji,

działających w sferach: produkcji, usług oraz handlu.

Q&R Polska Sp. z o.o. za główne cele stawia:

1. zapewnienie jak najwyższej jakości procesu certyfikacji,
2. zapewnienie wysokich kompetencji zespołów audytujących,
3. ciągłe doskonalenie własnego systemu zarządzania.

Q&R Polska Sp. z o.o. certyfikując systemy zarządzania zapewnia, że organizacja certyfikowana wdrożyła i utrzymuje skuteczny system zarządzania w obszarach wyspecyfikowanych w certyfikacie oraz, że działa zgodnie z tym systemem.

Jednocześnie jako Prezes Q&R Polska Sp. z o.o. deklaruję, że jako jednostka certyfikująca:

1. Rozumiemy znaczenie bezstronności i niezależności w prowadzeniu, przez Q&R Polska Sp. z o.o., certyfikacji systemów zarządzania, zarządzania konfliktami interesów oraz zapewnienia obiektywności swojej działalności w zakresie certyfikacji systemów zarządzania. Działamy jako strona trzecia.
2. Nie prowadzimy żadnej działalności konsultacyjnej w dziedzinie systemów zarządzania.
3. Nie mamy powiązań z żadnymi jednostkami konsultującymi systemy zarządzania.
4. Nie prowadzimy szkoleń dedykowanych, mogących zagrozić postrzeganiu Q&R Polska Sp. z o.o. jako jednostki bezstronnej i niezależnej.
5. Identyfikujemy i analizujemy wszystkie potencjalne konflikty interesów wynikające z prowadzenia certyfikacji oraz konflikty wynikające z powiązań.

Polityka ta jest zrozumiała, wdrożona i stale utrzymywana na wszystkich szczeblach firmy Q&R Polska Sp. z o.o., z uwzględnieniem personelu zewnętrznego.

Jednocześnie deklaruję, iż rozumiem wymagania norm i standardów, w oparciu o które prowadzimy procesy certyfikacyjne oraz wymagania certyfikacyjne Q&R Polska Sp. z o.o.

Q&R Polska Sp. z o.o. ustala zasady kalkulacji czasu pracy auditorów według  dokumentu

Zasady stosowania znaków certyfikacji

8.3 Powoływanie się na certyfikację i stosowanie znaków
8.3.1 Q&R upoważnia klientów do stosowania znaku certyfikacji, zgodnego ze znakiem umieszczonym na dokumentach certyfikacji. Q&R przekazuje klientom znak w formie elektronicznej (rys. 2). W przypadku nieakredytowanych certyfikatów znak składa się jedynie z „koła Q&R” z wpisaną w koło oznaczeniem programu certyfikacji.
Znak zawiera:
• identyfikowalność Q&R,
• skróconą nazwę normy stanowiącej podstawę certyfikacji,
• symbol akredytacji z numerem akredytacji – dla akredytowanych certyfikatów.
Q&R zobowiązuje klientów do niestosowania znaku na wyrobie lub opakowaniu wyrobu widocznym dla konsumenta, lub w dowolny inny sposób, który mógłby być interpretowany jako oznaczający zgodność wyrobu.

8.3.2 Q&R nie dopuszcza do stosowania swoich znaków na sprawozdaniach z badań laboratoryjnych, świadectwach wzorcownia lub sprawozdaniach albo świadectwach z inspekcji.
8.3.3 Q&R dopuszcza stosowanie swoich znaków certyfikacji na opakowaniu wyrobu lub towarzyszącej informacji, że certyfikowany klient posiada certyfikowany system zarządzania. Za opakowanie wyrobu Q&R uważa to, które może być usunięte bez rozpadnięcia się lub uszkodzenia wyrobu. Za informację towarzyszącą Q&R uważa informację dostępną oddzielnie lub łatwą do odłączenia. Etykiety identyfikujące typ wyrobu lub tabliczki identyfikacyjne Q&R bierze pod uwagę jako części wyrobu. Oświadczenie certyfikowanego Klienta nie powinno w żaden sposób sugerować, poprzez te środki, że wyrób, proces lub usługa są certyfikowane. Oświadczenie to powinno zawierać odniesienie do: identyfikacji certyfikowanego klienta, rodzaju systemu zarządzania i mającej zastosowanie normy i Q&R.
8.3.4 Q&R w zawartych z klientami umowach wymaga, aby klienci:
a) spełniali wymagania Q&R, kiedy powołują się na swój status certyfikacji w mediach komunikacyjnych, takich jak internet, broszury lub reklamy albo innych dokumentach,
b) nie składali wprowadzających w błąd oświadczeń odnoszących się do certyfikacji,
c) nie stosowali lub dopuszczali do stosowania dokumentu certyfikacyjnego lub jakiejkolwiek jego części w sposób wprowadzający w błąd,
d) zobowiązali się do zaprzestania stosowania dokumentu certyfikacji po cofnięciu certyfikacji, we wszystkich materiałach reklamowych zawierających powoływanie się na certyfikację,
e) uaktualniali wszystkie materiały reklamowe w przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji,
f) nie powoływali się na swoją certyfikację systemu zarządzania w taki sposób, aby sugerowało to, że Q&R certyfikuje wyrób (w tym usługę) lub proces,
g) nie sugerowali, że certyfikacja odnosi się do działalności, które są poza zakresem certyfikacji, oraz
h) nie wykorzystywali swojej certyfikacji w taki sposób, aby naruszało to reputację Q&R i/lub systemu certyfikacji oraz narażało ją na utratę publicznej wiarygodności.
8.3.5 Q&R zastrzegła swój znak. Q&R podejmuje działania w celu rozwiązania problemów dotyczących niewłaściwego powoływania się na status certyfikacji lub wprowadzającego w błąd stosowania dokumentów certyfikacyjnych, znaków lub raportów z auditów. W pierwszym etapie problem traktowany jest jako niezgodność duża i Q&R zobowiązuje klienta do bezzwłocznego usunięcia niezgodności, następnie kolejno zawiesza i cofa certyfikację. Jeżeli działania systemowe nie odniosą spodziewanego efektu Q&R kieruje sprawę do sądu właściwego dla Q&R.

Odwołania

Q&R Polska Sp. z o.o. gwarantuje, że wszystkie odwołania będą załatwiane terminowo i konstruktywnie, zgodnie z niniejszym opisem.

Q&R Polska Sp. z o.o. odpowiada za nadzór nad wszystkimi decyzjami podejmowanymi na wszystkich poziomach procesu postępowania z odwołaniami. Q&R Polska Sp. z o.o. zapewnia, że osoby zaangażowane w proces postępowania z odwołaniami są różne od tych, które przeprowadziły audity i podejmowały decyzje w sprawie certyfikacji.

Q&R Polska Sp. z o.o. zapewnia, że składanie, rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawie odwołań nie będzie skutkować żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu odwołanie.

Po wpłynięciu odwołania Prezes Polska Sp. z o.o. rejestruje sprawę w Rejestrze skarg
i odwołań, (formularz F_16_Q&R_KZ) i sprawdza zasadność złożonego odwołania (walidacja).

Prezes Polska Sp. z o.o. odpowiedzialny jest za śledzenie procedury odwoławczej i podejmowanie wszelkich działań w celu rozwiązania problemu, w tym podjęcie stosownych działań oraz działań korygujących.

Działania korygujące i/lub zapobiegawcze wykonywane są w celu:

• przywrócenia zgodności z normą PN-EN ISO/IEC 17021-1:2015,
• zapobieżenia ponownemu wystąpieniu niezgodności,
• oceny skuteczności zastosowanych środków zapobiegawczych.

Organem rozpatrującym proces odwoławczy jest Rada Q&R Polska Sp. z o.o. , który rozpatruje odwołanie od decyzji Q&R Polska Sp. z o.o. .

Rada Q&R Polska Sp. z o.o. zobowiązana jest do rozpatrzenia odwołania w terminie 30 dni od daty doręczenia odwołania do Q&R Polska Sp. z o.o. .

Rada Q&R Polska Sp. z o.o. przekazuje na piśmie sprawozdanie z przebiegu rozpatrywania odwołania i jego rezultat (decyzję) do Q&R Polska Sp. z o.o. .

Prezes Polska Sp. z o.o. potwierdza, w formie pisemnej, składającemu przyjęcie odwołania.

Ponieważ Rada Q&R Polska Sp. z o.o. i jej członkowie nie uczestniczą w procesach, dlatego nie są oni zaangażowani w sprawy będące przedmiotem odwołań.

Q&R Polska Sp. z o.o. formalnie powiadamia składającego o zakończeniu procesu rozpatrywania odwołania i dostarcza składającemu decyzję Rady Q&R Polska Sp. z o.o. .

Prezes Polska Sp. z o.o. po zakończeniu rozpatrywania odwołania dokonuje oceny podjętych działań oraz w razie potrzeby wykonuje stosowne korekcje i działania korygujące lub zapobiegawcze.

Skargi

Q&R Polska Sp. z o.o. odpowiada za wszystkie decyzje podejmowane na wszystkich poziomach procesu postępowania ze skargami.

Składanie, rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawie skarg nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi składającego skargę.

Prezes Polska Sp. z o.o. odpowiada, za sprawdzenie, czy skarga dotyczy działalności certyfikacyjnej, za którą odpowiada Q&R Polska Sp. z o.o. , jeżeli tak, rozpatruje ją. Jeżeli skarga dotyczy certyfikowanego klienta, to wtedy podczas rozpatrywania skargi Prezes Polska Sp. z o.o. uwzględnia skuteczność certyfikowanego systemu zarządzania. Za terminowe
i konstruktywne załatwienie skarg odpowiada Prezes Polska Sp. z o.o. .

Wszelkie uzasadnione skargi dotyczące certyfikowanego klienta Q&R Polska Sp. z o.o. kieruje bezpośrednio po otrzymaniu skargi do danego certyfikowanego klienta.

Prezes Polska Sp. z o.o. rejestruje sprawę w Rejestrze skarg i odwołań, (formularz F_16_Q&R_KZ) i sprawdza czy skarga dotyczy działalności certyfikacyjnej oraz potwierdza przyjęcie skargi.

Po zarejestrowaniu zgłoszenia w rejestrze. Prezes Polska Sp. z o.o. przeprowadza walidację i rozpoznanie skargi.

Prezes Polska Sp. z o.o. rozpatruje skargi w terminie 14 dni od daty dostarczenia do Q&R Polska Sp. z o.o. informując pisemnie o sposobie rozpatrzenia skargi. Prezes Polska Sp. z o.o. może: uznać skargę za niezasadną, uznać winę Q&R Polska Sp. z o.o. i zaproponować działania naprawcze.

Prezes Polska Sp. z o.o. może zasięgać opinii oraz prosić o wyjaśnienia, np.: zespół auditujący.

Prezes Polska Sp. z o.o. po zakończeniu rozpatrywania skargi dokonuje oceny podjętych działań oraz w razie potrzeby wykonuje stosowne korekcje i działania korygujące lub zapobiegawcze.

Prezes Polska Sp. z o.o. odpowiada za zbieranie i weryfikowanie wszystkich informacji niezbędnych do walidacji skargi.

Za reagowanie na skargi odpowiada Prezes Polska Sp. z o.o. , który komunikuje decyzję składającemu skargę. Jeżeli Prezes Polska Sp. z o.o. był zaangażowany w sprawę będącą przedmiotem skargi, wówczas taką skargę rozpatruje Komitet.

Q&R Polska Sp. z o.o. formalnie powiadamia składającego skargę o zakończeniu procesu rozpatrywania skargi.

Q&R Polska Sp. z o.o. rozstrzyga razem z klientem i składającym skargę, czy, a jeśli tak jest, to w jakim stopniu, przedmiot skargi i jej rozwiązanie powinny być poddane do publicznej wiadomości.